Volkmann: Einwandfreie Prozesse sparen Zeit, Geld und Platz

Albstadt. (itk) Vor 25 Jahren entschied sich die Bäckerei und Konditorei Volkmann dafür, mit CompData zusammenzuarbeiten. Ein Vierteljahrhundert, in dem die IT kontinuierlich optimiert wurde. Als neueste Anwendung automatisiert der RechnungsManager die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und gestaltet diese hervorragend effizient und übersichtlich.

«Bei uns ist so ziemlich das ganze Portfolio von CompData im Einsatz. Das Herz der IT ist CompData», erklärt Marc Becker, Kaufmännischer Leiter und Prokurist bei der Bäckerei-Konditorei Volkmann. Mit der Backsoftware ComBack fing alles an. Darauf folgte Atoss Time Control zur bedarfsorientierten Mitarbeiterplanung und Optimierung der Zeitwirtschaft. Über die Jahre hinweg kamen weitere Lösungen hinzu. Proxess als Dokumenten-Management-System, OPTIback2 für die Warenwirtschaft, Diamant für die Finanzbuchhaltung und das Controlling sowie nun der RechnungsManager für das Eingangsrechnungsmanagement. «Die IT-Lösungen von CompData ersparen uns viel Zeit im täglichen Geschäftsablauf. Durch die Nutzung von Schnittstellen ist die Datengrundlage immer gleich und das Zusammenspiel der Anwendungen ermöglicht reibungslose Prozesse.»

Professionell und strukturiert

CompData startet mit einer ausführlichen Projektabstimmung. Alle wesentlichen Punkte werden vorgestellt, Preise erläutert und die Implementierungszeit gemeinsam angepasst. «Bei CompData sind alle Profis auf ihrem Gebiet. In der Projektvorbereitung wird immer genau besprochen, welche technischen Voraussetzungen notwendig sind und wie hoch der Schulungsbedarf ist. So erlebt man keine bösen Überraschungen und erhält einen strukturierten Projektverlauf», resümiert Marc Becker und ergänzt: «CompData hat in der Vorphase alle Hardware- und Lizenzvorbereitungen getroffen. Nachdem Software und Hardwarekomponenten installiert waren, konnten wir den RechnungsManager nach einem Tag Schulung direkt nutzen.»

Live-Support

Neben der effizienten und genauen Bestandsanalyse tauscht CompData alle fünf Jahre die
Hardware aus, um die IT-Performance zu erhalten und Ausfällen vorzubeugen. «Mittlerweile kennt
man sich persönlich», sagt Marc Becker. Der direkte Kontakt ermöglicht eine gute Zusammenarbeit. Auch der Live-Support überzeugte die Bäckerei aus Heuchelheim: «Für Rückfragen stehen bei CompData immer die Consultants der jeweiligen Fachbereiche zur Verfügung. Fragen werden innerhalb kürzester Telefonate beantwortet.»

Vereinfachte Prozesse

Vor dem RechnungsManager war das Buchen und Kontieren der Eingangsrechnungen sehr papierlastig. Jede Rechnung wurde von Hand vorkontiert und manuell in die Buchhaltungssoftware Diamant 2020 eingegeben. «Auch Rechnungen, die bereits als PDF-Dokument bei uns eingingen, wurden ausgedruckt. Alle Belege wurden dann chronologisch nach Kreditoren in Ordnern archiviert.» Mit dem Start des RechnungsManagers wurden die Eingangsrechnungen auf E-Mail-Versand umgestellt. Die eingehenden PDF-Dateien werden einfach im Laufwerk des RechnungsManagers gespeichert und so in die Software eingelesen. Papierrechnungen werden eingescannt. Die Anwendung ist selbsterklärend, sodass sie auch für neue Mitarbeiter und Auszubildende verständlich ist: «Mitarbeitern werden die bisher gebuchten Sachkonten vorgeschlagen. Bei sich wiederholenden Rechnungen sind der Kreditor und alle wichtigen Dokumentdaten schon vorindexiert.»

Zeit und Geld sparen

Mit dem RechnungsManager kann die Bäckerei Volkmann nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch Platz und eine mühsame Ablage. Eingangsrechnungen werden mit der Software digital erfasst,
verteilt, bearbeitet und archiviert. «Besonders positiv ist auch die automatische Archivierung. Jedes Dokument wird automatisiert in Proxess revisionssicher abgelegt. Keine Ordner mehr mit tausenden Zetteln. 2018 waren es 30 Ordner. Als besonderen Bonus kann man sich in der Diamant-Software jede Eingangsrechnung als Beleg anzeigen lassen», begründet Marc Becker. Zeitsparend sei zudem, dass auch wiederkehrende Belege angelegt werden können. Das ermögliche es, Dauerrechnungen optimal zu verwalten und zu pflegen. Beim RechnungsManager gibt es neben der Standardsuche nach Konten, Daten oder Verlauf eine Volltextsuche. «Wer hat nicht schon einmal eine Rechnung im Archiv gesucht. Bei der Eingabe «Maigrün» bekommt man bei uns die genaue Auskunft darüber, dass wir im April 2019 Kopierpapier in «Maigrün» bestellt haben und das im September 2016 «Maigrün» auf den Außenanlagen gepflanzt wurde», erläutert Marc Becker. Außerdem betont er, dass die Lösung prüft, ob die Rechnungen richtig verbucht sind. Falls nicht, werden diese an den RechnungsManager zurückgeschickt. Marc Becker fasst zusammen: «Als Fazit kann ich zum RechnungsManager nur sagen: Danke CompData für dieses Produkt und die professionelle Zusammenarbeit» (Fotos: CompData).