Hannover. (13.02. / gg) Buchführung und Rechnungswesen gelten oft als «lästiger Verwaltungskram» eines Unternehmens. Und Controlling ist in kleinen und mittelständischen Unternehmen oft noch ein Fremdwort. Besonders angesichts des sich voraussichtlich verschärfenden Wettbewerbs aufgrund der Finanz- und Wirtschaftskrise sind die Unternehmen in allen Branchen auf aktuelle und qualitativ hochwertige Daten angewiesen. Insbesondere die Hausbanken, die weitere Kreditvergaben von einem aussagefähigen Controlling abhängig machen, sind die treibende Kraft, wissen die Experten der Gehrke Gruppe aus Hannover.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen tun sich jedoch häufig schwer mit einer derartigen Anforderung. Wird doch dieser «Papierkram» als lästige Zeitverschwendung empfunden, die aus Sicht des Unternehmers besser für Produktentwicklung, Standortfragen oder Kundenakquisition verwendet würde. Hierbei wird übersehen, dass Controlling seine Informationsfunktion für das Unternehmen gerade bei Entscheidungen unter Unsicherheit erfüllt und dies trifft auf immer mehr Entscheidungen zu. Als Frühwarnsystem kann Controlling rechtzeitig Hinweise auf sinkende Deckungsbeiträge in Filialen, schrumpfende Betriebsergebnisse oder auch auf drohende Liquiditätsengpässe und deren Ursache, Dauer und / oder Höhe liefern. Ein aussagefähiges Berichtswesen ist somit ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Unternehmensführung.

Problematisch ist, dass in vielen Bäckereien die Leitung nicht kaufmännisch, sondern technisch ausgebildet und hervorragende Handwerker sind, doch das Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge eher gering ausgeprägt ist. Dennoch kommt in Zeiten schrumpfender Margen und zunehmenden Preis- und Kostenwettbewerbs kein Unternehmen in der Bäckerbranche umhin, sich verstärkt mit betriebswirtschaftlichen Fragestellungen auseinanderzusetzen.

Hauptaufgaben des Controlling
Planung, Kontrolle und Steuerung sind die Hauptaufgaben des Controlling:
 

	Planung -- als «geistige Vorwegnahme künftiger Ereignisse» -- zwingt den Unternehmer, Zukunftserwartungen und Ziele zu konkretisieren sowie ihre Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg zu prüfen.
	Kontrolle bedingt den Vergleich der Planwerte mit den Ist-Werten. Was häufig vernachlässigt wird, ist eine Abweichungsanalyse sowohl der negativen als auch der positiven Abweichungen. Kritische Abweichungen stellen Alarmsignale für den Controller dar.
	Im Zuge der Steuerung ist zu entscheiden, ob und welche (Gegen-) Maßnahmen aufgrund der vorliegenden Informationen ergriffen werden müssen. Grundlage der Steuerung sind die aus Planung und Kontrolle gewonnenen Erkenntnisse.

Aufbau eines zielorientierten Controlling
Basis eines ausgefeilten Controlling-Systems ist ein schrittweise auszubauendes Berichtswesen, das der Unternehmensleitung ständig aktuelle und relevante Daten als Grundlage unternehmerischer Entscheidungen liefert.

Beim Aufbau des Controlling hat das Unternehmen freie Hand. Wichtigste Grundbestandteile sollten aber neben einem unternehmensindividuellen Kennzahlensystem eine monatliche Erfolgsrechnung mit Plan-/Ist-Vergleich, betriebswirtschaftliche Auswertungen und Kostenrechnungen sein, die auf die Besonderheiten in der Bäckerbranche ausgerichtet sein sollen. Um den Nutzen dieser Controllinginstrumente zu erhöhen, ist eine Unternehmensplanung von zentraler Bedeutung. Mittels dieser Planung werden Unternehmensziele, die zu ihrer Erreichung notwendigen Maßnahmen sowie der erforderliche Einsatz von Mitteln festgelegt und aufeinander abgestimmt. Erst dann existiert eine Zielvorgabe, an welcher die tatsächliche Entwicklung gemessen sowie -- wenn nötig -- korrigierend in die laufende Entwicklung eingegriffen werden kann.

Die für kleine und mittlere Unternehmen notwendige Unternehmensplanung kann dabei in vier unterschiedliche Stufen unterteilt werden:
 

Planungsstufen	Fragestellungen	Fristigkeit	Wichtige benötigte Informationen	Beispiele für Planungsinhalte
Strategische Planung	Was ist zu tun? Welche Unternehmensziele verfolgen wir? Welche Wege verfolgen wir, um die Ziele zu erreichen?	langfristig fünf bis 15 Jahre	Umweltanalyse (Chancen und Risiken), Unternehmensanalyse (Stärken und Schwächen), Ideen für Innovationen	«Wir wollen ein jährliches Umsatzwachstum von fünf Prozent bei einem Cash-Flow von 15 Prozent».
Taktische Planung	Wie sollen die Ziele realisiert werden? Welche Maßnahmen sind vorzunehmen? Welche Möglichkeiten stehen dabei zur Verfügung?	mittelfristig zwei bis fünf Jahre	Konkrete Programme und Projekte Materielle, finanzielle und personelle Kapazitäten	«Wir bauen 2009 eine neue Produktionsstätte». «Wir eröffnen in 2009 bis 2010 zehn Filialen».
Operative Planung	Was soll konkret im nächsten Jahr passieren? Welches Ergebnis soll im nächsten Jahr erreicht werden?	kurzfristig ein Jahr	Umsatz- und Kostenentwicklung, Produktionskapazitäten Personalentwicklung	«Im kommenden Jahr steigern wir den Umsatz über zehn Millionen Euro». «Im kommenden Jahr soll ein Gewinn nach Steuern von 150.000 Euro erzielt werden».

Ist das Rechnungswesen des Unternehmens um eine Unternehmensplanung erweitert worden, so ist die Grundlage zur Versorgung des Unternehmers mit zielorientierten Informationen gegeben. Was nun noch fehlt ist ein aussagefähiges Berichtswesen.

Anlässe zum Aufbau eines zielorientierten Controlling

Unternehmenswachstum
Der Umfang der notwendigen Informationen zur Planung, Steuerung und Kontrolle eines Unternehmens ist direkt von der Unternehmensgröße abhängig. So wird bei sehr kleinen Unternehmen (Umsatz kleiner als 0,5 Millionen Euro) ein einfaches Planungssystem ausreichen, da die Planung meist «im Kopf des Unternehmers abläuft». Hier reicht es in der Regel aus, eine Umsatz-, Kosten- und Liquiditätsplanung aus der Finanzbuchhaltung abzuleiten, da die Entwicklung des Unternehmens relativ leicht aufgrund der Markt- und Branchenkenntnis vorhergesehen werden kann. Dennoch ist auch bei Kleinstbetrieben die Definition von Unternehmenszielen, wie zum Beispiel zu erreichender Umsatz oder Gewinn, zwingende Voraussetzung für eine erfolgreiche Unternehmensführung.

Bei größeren oder wachsenden Betrieben wird das Bedürfnis nach mehr Informationen ständig steigen. Hier interessieren die Umsatzerlöse pro Filiale und Umsatzträger, Personalkosten in Produktion, Verkauf, Verwaltung und Vertrieb oder die Höhe der Investitionssumme in der Zukunft. In diesen Fällen ist es notwendig, ein auf das Unternehmen abgestimmtes Controlling-System zu entwickeln.

Umstrukturierung und Konsolidierung
Auch Unternehmensumstrukturierungen und -konsoldierungen können Anlässe für die Einführung eines Controllingsystems sein. Der Unternehmer benötigt Informationen, wenn Entscheidungen hinsichtlich der zukünftigen Unternehmensstruktur getroffen werden müssen oder notwendige Maßnahmen zur Konsolidierung in Kostenbereichen erforderlich werden, damit das Unternehmen auch in Zukunft noch wettbewerbsfähig ist.

Krisensituationen
Zum einen kann ein Controllingsystem vorbeugend wirken, da erste Anzeichen einer drohenden Krisensituation rechtzeitig erkannt werden können und ein frühzeitiges Gegensteuern ermöglichen. Zum anderen ist ein Controllingsystem zwingend erforderlich, wenn sich das Unternehmen in einer tatsächlichen Krisensituation befindet, denn ohne qualifizierte Informationen sind Entscheidungen nicht begründbar.

Controlling-Instrumente

Die in einem Unternehmen vorhandene Informationsbasis zum Aufbau ist meist größer als man zunächst denkt, denn das Hauptproblem beim Aufbau ist das Identifizieren von Informationsquellen. Wer jedoch sein Unternehmen kennt, wird schnell die entscheidenden Informationsgrundlagen erkennen. Als typische Beispiele für Informationsgrundlagen in einem Bäckereibetrieb lassen sich folgende Controllinginstrumente nennen:

Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnungen
Finanzbuchführung
Kostenrechnung
Betriebswirtschaftliche Auswertungen
Betriebsvergleiche
Produktionskontrollen
Filialkostenentwicklungen
Investitionsrechnungen
Produktkalkulationen
Qualitätsüberprüfungen
Sonstige Berechnungen und Statistiken zur Messung der Produktivität

Aufgrund der Menge an Informationen verliert jedoch der Unternehmer schnell den Überblick, welche von den Informationen für die Entwicklung seines Unternehmens von maßgebender Bedeutung sind. Aus diesem Grunde muss ein auf das Unternehmen, unter Berücksichtigung branchenspezifischer Besonderheiten, abgestimmtes Berichtswesen erarbeitet werden.

Häufig wird beim Aufbau eines Berichtswesens der Fehler gemacht, dass nicht genug Zeit für die Auswahl der Daten und die Datenaufarbeitung verwendet wird. Nicht ein «Zahlenfriedhof» ist das Ziel, sondern eine gut lesbare Darstellung, die eine schnelle Erfassung relevanter Informationen ermöglicht. Dies unterscheidet ein gutes Berichtswesen von einem schlechten.

Berichtswesen

Durch das Berichtswesen sollen die Entwicklungen in einem Unternehmen transparent werden, damit der Unternehmer möglichst schnell auf eventuelle Fehlentwicklungen reagieren kann. Dazu ist es aber notwendig, aus der Vielzahl der Informationen die zunächst für das Unternehmen wesentlichen zu identifizieren.

Bei der Gestaltung des betrieblichen Berichtswesens ist daher in einem ersten Schritt der Informationsbedarf zu analysieren. Dabei sind folgende Fragestellungen wesentlich:

Berichtszweck: Wozu soll berichtet werden?
Berichtsinhalt: Was soll berichtet werden?
Sender und Empfänger von Berichten: Wer soll berichten und wer soll unterrichtet werden?
Termin und Bearbeitungszeit: Wann soll berichtet werden?

Die Berichte selbst sollen nach Möglichkeit so gestaltet sein, dass nur die wesentlichen Informationen ausgewählt werden, was bei der Fülle an Informationen häufig zum Problem werden kann.

Im Rahmen der Berichtsgestaltung geht es daher darum, die quantitativen Informationen grafisch und tabellarisch zu präsentieren. Auf keinen Fall darf es sich bei dem Berichtswesen um einen «Zahlenfriedhof» handeln, der den Berichtleser eher langweilen als zum Handeln anregen wird. Erst wenn die maßgeblichen Entwicklungen und Kennzahlen auf Fehlentwicklungen schließen lassen, sind weitergehende Analysen notwendig.

Somit sind Anlässe und Instrumente des Controlling sehr vielfältig.
 

Die Experten der Gehrke Gruppe verfügen über langjährige Erfahrung in der Bäckerbranche und helfen Ihnen dabei, die richtige Entscheidung zu treffen, wenn es darum geht, optimale Lösungen für Ihren Erfolg zu finden. Sollten Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder Unterstützung bei der Steuerung Ihres Bäckereibetriebs haben, dann berät Sie gerne Unternehmensberater Oliver Vogt unter der Rufnummer 0511 / 9848-3 oder senden Sie eine E-Mail mit Ihren Fragen an oliver.vogt@Gehrke-Gruppe.de. Herr Vogt informiert Sie ausführlich in einem ersten unverbindlichen und kostenlosen Gespräch. Wollen Sie regelmäßig über die aktuellen Veränderungen in der Bäckerbranche sowie über Tipps zur Unternehmensführung im Mittelstand informiert werden, senden Sie bitte eine E-Mail an Info@Gehrke-Gruppe.de. Sie erhalten dann gratis den aktuellen Newsletter der Gehrke Gruppe. Gehrke Gruppe Thurnithistr. 2 30519 Hannover Tel. 0511/9848-3 Fax 0511/9848-445 http://www.gehrke-gruppe.de