Umfrage: Warum in drei von vier Büros noch gefaxt wird

Berlin. (bk) Schreibmaschine, Rohrpost oder Diskette – einiges von dem, was mal als modernster Bürostandard galt, gehört heute der Vergangenheit an. Ein Urgestein der Bürokommunikation aber hält sich trotz Alternativen indessen hartnäckig: das Faxgerät. In 77 Prozent der deutschen Unternehmen kommt es noch immer zum Einsatz. 25 Prozent der Unternehmen nutzen es sogar noch häufig oder sehr häufig. Das sind Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 604 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigen repräsentativ befragt wurden.

Insgesamt geht die Fax-Nutzung damit nur langsam zurück: 2023 faxten insgesamt noch 82 Prozent der Unternehmen. 2022 waren es noch 88 Prozent, 2020 noch 92 Prozent und 2018 sogar noch 95 Prozent. Auch die Intensivnutzung nimmt demnach ab: 2018 war der Anteil derer, die häufig oder sehr häufig Faxe verschickten mit 49 Prozent etwa doppelt so hoch als in diesem Jahr. «Zwar ist die Faxnutzung in deutschen Unternehmen seit Jahren rückläufig, dennoch geht der Wandel nur langsam vonstatten – gerade, wenn man bedenkt, dass es längst komfortablere und sichere Wege gibt», sagt Daniil Heinze, Bitkom-Referent für Digitale Geschäftsprozesse.

Die Gründe für die Nutzung sind vielseitig

Die Gründe, weshalb Unternehmen am Fax festhalten, sind vielfältig. 56 Prozent geben an, dies sei in der Kommunikation mit Behörden unumgänglich. 43 Prozent faxen, weil es sicherer als der Postweg sei und 35 Prozent halten daran fest, weil sie gut funktionierende und etablierte Fax-Prozesse haben. Je 27 Prozent faxen aus Gewohnheit oder weil sie einen Zustellungsnachweis benötigen. Heinze: «Alternativen wären zum Beispiel die digitale Signatur, der EDI-Standard oder spezielle E-Mail-Formate, die auch rechtssichere Zustellnachweise bieten. Damit die traditionelle Fax-Prozesse ablösen können, braucht es die Bereitschaft auf allen Seiten, bestehende Lösungen zu hinterfragen und sich neues digitales Know-how anzueignen.»

25 Prozent der Unternehmen, die faxen, tun dies, um den Anforderungen ihrer Kundschaft gerecht zu werden. 10 Prozent faxen, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. 7 Prozent nutzen das Fax, weil sie meinen, es sei sicherer als digitale Kommunikation und bei 6 Prozent dient das Fax als Backup, wenn digitale Systeme ausfallen. Heinze: «Besonders bei der Verschlüsselung von Daten haben digitale Kanäle dem klassischen Fax einiges voraus. Digitale Faxgeräte kombinieren dies und übertragen die Daten mit speziellen Faxprotokollen über das Internet statt wie ursprünglich über Telefonleitungen. Im Vergleich zu einer Standard-E-Mail bietet das digitale Fax häufig eine automatische Empfangsbestätigung, ist weniger fälschungsanfällig und eignet sich zudem für die rechtssichere Kommunikation.»

Meistens kommt das Telefax noch als Ausdruck an

72 Prozent der Unternehmen, die faxen, nutzen den modernen Fax-Standard, bei dem das Fax zum Beispiel als E-Mail versandt und empfangen wird. 24 Prozent setzen ausschließlich darauf. 18 Prozent der faxenden Unternehmen setzen allein auf den älteren Standard, bei dem das Fax noch klassisch per Ausdruck versandt wird. Insgesamt setzen noch 66 Prozent der faxenden Unternehmen (auch) auf den älteren Standard.