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Kronau. (03.12. / goe) Viele Bäckereien arbeiten nicht mehr nur mit eigenen Filialen, sondern beliefern auch verschiedene SB-Märkte in ihrem Vertriebsgebiet. Dabei ist ein leidiges Thema immer wieder die Rechnungskontrolle - je mehr Märkte man beliefert, um so aufwändiger ist die Kontrolle. Damit aus mehreren Stunden wenige Minuten werden können, hat GOECOM das neue Modul «SB-Markt-Kontrolle» für Marvin entwickelt. Dabei werden die in der Bäckereisoftware hinterlegten Daten ohne viel Aufwand mit den Daten verglichen, die die belieferte SB-Marktkette zur Verfügung stellt (Zahlungsavis). Differenzen weist das Modul sofort aus und markiert sie nach den Vorgaben der Bäckerei - in wenigen Augenblicken.
Grundeinstellungen
Zunächst einmal müssen einige Grundeinstellungen in Marvin getroffen werden, um die SB-Markt-Kontrolle nutzen zu können. Diese Einstellungen treffen Sie unter «Module-Zusatzprogramme», «SB-Markt-Kontrolle», «SB-Markt-Parameter».
Abbildung 01: Basis-Einstellungen
In der Karteikarte «Basisdaten» hinterlegen Sie das Verzeichnis, in dem die Unterlagen des SB-Markts liegen, Ihre Referenznummer als Lieferant, eventuell zusätzlich hinterlegte Referenz-Fremd-Kunden-Nummern (diese werden bei einigen Schnittstellen benötigt), die gewünschte Toleranz für Tages- und Gesamtwerte (dazu kommen wir gleich). Für die Auswertung wählen Sie auch das zur gewählten Schnittstelle gehörende Formular. Da sich die Rechnungen jedes Kunden unterscheiden, benötigen wir zur Erstellung der Schnittstellen ein oder mehrere Exemplare der elektronischen Berechnungen, die Ihnen Ihr Kunde sendet. Bei einigen Märkten, so etwa Netto, gibt es heute eine Standard-Schnittstelle. Selbstverständlich kann es vorkommen, dass Sie für unterschiedliche Kunden verschiedene Schnittstellen benötigen - dann müssen diese Einstellungen für jede Schnittstelle getroffen werden.
Abbildung 02: Kunden-Einstellungen
In der Regel hat jeder Markt, den Sie beliefern, eine eigene Referenz-Nummer in den Rechnungen. Diese Referenznummer muss in Marvin hinterlegt sein, um die Rechnungssumme dem jeweiligen Kunden zuweisen zu können. Diese Zuordnung ist nur einmal notwendig - und natürlich, wenn die Referenznummern sich ändern oder neue Kunden hinzukommen. Zur Erklärung hier einmal eine solche Datei:
Abbildung 03: Datei mit Beträgen
Die Referenznummer in unserem Muster besteht aus den letzten vier Ziffern der OP-Nummer. Das Datum bezeichnet nicht den Wochentag, sondern den letzten Tag der Lieferwoche, die Summe und die Zahlung werden doppelt ausgewiesen - einmal als offener Posten, einmal als Zahlbetrag. So, und aus diesem Chaos machen wir nun schöne, übersichtliche Daten:
Kontrolle
Abbildung 04: Leere Maske
Unter «Module-Zusatzprogramme» --> «SB-Markt-Kontrolle» --> «Rechnungen kontrollieren» wählen Sie bitte die Schnittstelle aus. Marvin kontrolliert sofort den in den Parametern hinterlegten Ordner auf neue Rechnungen und zeigt diese links oben im Fenster «Dateiname» an.
Abbildung 05: Erkannte Zahlungsavis
Mit einem Doppelklick auf die Datei, die Sie kontrollieren möchten, werden die Daten in die Kontrolle Übernommen. Dabei werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:
Die externe Nummer Ihres Kunden (das ist die, die in Abbildung 2 hinterlegt ist)
Die Kundennummer des Markts in Marvin
Die Bezeichnung in Marvin
Das Datum der Lieferung
Der Wert der Bestellung, der Nachlieferung, der Retouren und der Gutschriften
Der Saldo, also die Rechnungssumme laut Marvin (hier fließen auch Rabatte etc. ein)
Der Tageswert, also der Wert, der von Ihrem Kunden gezahlt wird laut seiner Rechnung.
Die Differenz zwischen dem Saldo und dem Tageswert.
Differenzen zwischen den Werten werden farbig hinterlegt, ebenso fehlende Retourenwerte.
Abbildung 06: Ergebnis der Kontrolle
Nach erfolgter Überprüfung setzen Sie den Haken «Datei-Überprüfung war erfolgreich». Die kontrollierte Datei wird in die nächste Tabelle verschoben und mit einem Haken versehen - entweder mit einem grünen Haken, wenn keine Abweichungen vorliegen, oder mit einem gelben Warndreieck, wenn Abweichungen vorliegen, die Abrechnung aber dennoch freigegeben wurde. Mit einem roten Kreuz gekennzeichnete Dateien sind noch nicht als erfolgreich geprüft gekennzeichnet.
Abbildung 07: Erfolgreiche Überprüfung
Quelle Bild und Text: GOECOM GmbH + Co. KG; DE-Kronau. Alle Rechte vorbehalten. Bilddateien und Text unterliegen dem Urheberrecht. Die Vervielfältigung oder Kopie - auch auszugsweise - ist ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Urhebers nicht gestattet.
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