«Vertrauen ist gut - Kontrolle ist besser!» Dieses Motto gilt auch gerade in Bezug auf den Verkauf in den Filialen - wo Menschen mit Geld zu tun haben, ist die Versuchung, sich selbst zu bedienen, manchmal übermächtig. Um diese Versuchung zu reduzieren, ist eine ständige verlässliche Kontrolle zwingend notwendig. Viele Bäcker verlassen sich dabei auf die Kassen - doch die Möglichkeiten für «ungewollten Schwund» bieten sich überall. Während Brötchen in einer zählbaren Menge geliefert werden, ist eine Kontrolle beim Verkauf von Getränken - besonders bei Kaffee - oft nicht gegeben.
Moderne Kaffeeautomaten, wie sie in vielen Bäckereien zum Einsatz kommen, verfügen über einen oder mehrere Zähler zur Kontrolle des Abverkaufs. Diese Zählerstände werden oft aber ausschließlich kontrolliert, wenn es zum Beispiel um Wartungszyklen geht - dabei wird ihr eigentlicher Nutzen oft übersehen.
Computer sind dumme Maschinen. Man muss ihnen genau sagen, was sie tun sollen und wie sie es tun sollen. Dies erfordert einige grundlegende Arbeiten, bevor Sie mit dem Modul arbeiten können.
Stammdaten Ausschankkontrolle:
Unter «Filialmanager» - «Stammdaten Ausschankkontrolle» werden nun alle wirklich wesentlichen Einstellungen getroffen. Wenn Sie die Maske öffnen, werden Sie feststellen, dass eine Festlegung nicht nach Filialen oder Artikeln, sondern nach den jeweiligen Maschinen stattfindet. Gehen wir die einzelnen Masken kurz durch:
Abbildung 02: Maschineninfo
Für jede Maschine werden unterschiedliche Informationen hinterlegt - in der Karteikarte «Maschineninfo» geht es um Informationen, die die Maschine selber betreffen, so zum Beispiel die Seriennummer oder etwa Wartungszyklen.
Abbildung 03: Maschinen-Historie
Ebenso wichtig ist die Maschinen-Historie - hier wird zum Beispiel hinterlegt, wann die Maschine wo im Einsatz war, welchen Zählerstand sie auswies und weitere statistische Angaben, die beispielsweise benötigt werden, um zu kontrollieren, ob evtl. Abverkaufsdifferenzen auf Fehler an der Maschine zurückzuführen sind.
Abbildung 04: Zählerstandskontrolle
Und nun wird es interessant: In der Karteikarte «Zählerstandskontrolle» werden die Zuweisungen der Artikel getroffen.
Zunächst einmal werden in der Maske links oben die «Artikel für Zählerstandsinventur» eingefügt. Dabei wird zunächst hinterlegt, um welche Filiale es sich handelt, danach wird der Inventur-Artikel hinterlegt. Hier wird auch der Anfangs-Zählerstand eingegeben. Das Feld «p.Tag» wird dann angehakt, wenn der Zähler täglich nach dem Auslesen genullt wird.
Im Fenster rechts davon können Sie die für diese Maschine in dieser Filiale verwendeten Artikel hinterlegen; zur Auswahl stehen dabei die Artikel, bei denen wir oben den Schalter «Artikel kann einer Maschine zugeordnet werden» gesetzt haben. Zusätzlich zu dem jeweiligen Artikel können Sie auch einen Umrechnungsfaktor hinterlegen - ein Kännchen Kaffee entspricht drei Tassen, eine große Tasse Kaffee 1,5 Tassen Kaffee. Hintergrund dafür ist, dass bei vielen Maschinen für ein Kännchen mehrfach der Tassen-Button gedrückt werden muss, an der Kasse dann jedoch ein Kännchen eingegeben wird.
Manche Maschinen haben verschiedene Zähler je nach Getränk - dafür können Sie unten sogenannte «Unterzähler» definieren mit eigenem Zählerstand und eigenen zugeordneten Artikeln. Beachten Sie bitte, dass ein Artikel, der schon dem Hauptzähler oder einem anderen Unterzähler zugeordnet wurde, nicht einem weiteren Unterzähler zugeordnet werden kann. Auch hier können Sie wieder mit unterschiedlichen Berechnungsfaktoren arbeiten.
Abbildung 05: Ausschankkontrolle
Vergleichbar mit dem Einsatz von Kaffeemaschinen mit Zähler gibt es auch die Ausschankkontrolle für Geräte ohne Zähler, beispielsweise für Zapfanlagen. Sie liefern in Ihre Filiale ein Fass Cola mit 50 Litern; verkauft werden einzelne Gläser zu 0,2 Litern. Auch hier wird über die verkaufte Menge kontrolliert.
Hinweis: Die Abverkaufskontrolle bei diesen Geräten gestaltet sich aufgrund der Natur des Artikels deutlich schwieriger. Ungenauigkeiten beim Einschenken (Füllstrich nicht richtig beachtet, Getränk verschüttet) und lieferbedingte Reste im Fass führen dazu, dass Differenzen zwangsläufig vorkommen. Hier bedarf es einer längeren Einarbeitungs- und Beobachtungszeit, um natürlichen Schwund von tatsächlichem Diebstahl zu unterscheiden.
So, das war die Einrichtung des Moduls. Zu Ihrer persönlichen Sicherheit finden Sie im Anhang eine Checkliste, die Ihnen ermöglicht, zu kontrollieren, ob alle Aufgaben erledigt sind. Kommen wir nun zur Nutzung.
Nutzung der Ausschankkontrolle
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie den Zählerstand aus Ihren Filialen bekommen: Entweder über die Kasse (das ist die elegante Variante) oder aber «zu Fuß», das heißt per Telefon, auf einem Zettel oder, oder. Die Art, wie Sie diese Zahlen bekommen, bleibt zweitrangig (auch wenn wir persönlich die Option über die Kasse bevorzugen); wichtig ist, dass Sie diese Zahlen in den Kassendaten vorliegen haben, entweder eingelesen oder eingegeben. Unter «Filialmanager» - «Kasse» haben Sie die Karteikarte «Ausschank».
Abbildung 06: Ausschankkontrolle
Hier können Sie auf der linken Seite die Zählerstände für jeden Zähler händisch eintragen, falls Sie diese nicht aus der Kasse erhalten. Marvin berechnet nun die Differenz zwischen dem alten und dem neuen Stand (im Feld «Zähleränderung» unten rechts) und vergleicht ihn mit den Abverkaufszahlen der hinterlegten Artikel (im rechten Tabellenfenster). Die Differenz zwischen Zählerstand und Abverkauf finden Sie unten rechts im Feld «Fehlmenge».
Nun sehen Sie auch, wofür die Zuordnung notwendig war - und welche Rolle der Faktor spielt: Es wurden zwar nur 30 Kännchen Kaffee verkauft, aber da jedes Kännchen mit dem Faktor drei gerechnet wird, werden beim Zählerstand 90 Punkte berücksichtigt.
Die Spalte «VT-Menge» wird benötigt, falls Sie den Zählerstand nicht täglich, sondern zum Beispiel nur wöchentlich erhalten - hier wird die verkaufte Menge der Vortage ausgewiesen, in der Spalte «Menge» die verkaufte Menge zum ausgewählten Datum und im Feld «Gesamt» die Summe aus beiden.
Wie Sie sehen, wird sowohl der Haupt-, als auch die Unterzähler aufgelistet. Zur grundsätzlichen Kontrolle werden alle Werte aufaddiert im rechten Fenster angezeigt, egal, welchen Zähler Sie anklicken. Bei auffälligen Differenzen ist es jedoch notwendig, die einzelnen Unterzähler kontrollieren zu können. Dazu setzen Sie unten links den Haken «Einzelkontrolle».
Abbildung 07: Einzelkontrolle
Sie sehen, dass nun nur noch die diesem Unterzähler zugewiesenen Artikel angezeigt werden. Das ist auch schon alles - Sie sehen, mit ein wenig Vorarbeit haben Sie nun die Kontrolle über die verkauften Artikel.
Anlage
Im Folgenden erhalten sie eine kleine Checkliste, damit Sie selbst kontrollieren können, ob alle Einstellungen getroffen wurden:
Abbildung 08: Checkliste
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