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Isernhagen. (05.08. / ge) Beinahe zehn Jahre ist es her, dass der Bundesfinanzhof (BFH) entschieden hatte: Für die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung in der Handels- und Steuerbilanz zu berücksichtigen. Da Unternehmen verpflichtet sind, ihre Geschäftsunterlagen aufzubewahren, muss für die zukünftigen Aufwendungen der Aufbewahrung eine Rückstellung gebildet werden. Doch in vielen Jahresabschlüssen von Bäckerei-Unternehmen fehlt noch immer diese Pflichtrückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten, obwohl durch die Bildung der Aufbewahrungsrückstellung die Steuerlast des Unternehmens gemindert werden kann.
Wie ist die Rückstellung zu berechnen?
Viele Geschäftsunterlagen (zum Beispiel Rechnungen, Kassenaufzeichnungen, Jahresabschlüsse) sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Die jährlichen Kosten für die Aufbewahrung (Raumkosten, Archivierungskosten, Zinsen und andere) sollen beispielsweise in einer Bäckerei 1.000 Euro betragen. Nach der Auffassung des BFH ergibt sich bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren eine durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren, da die Unterlagen des Jahres 2001 in den Jahren 2002 bis 2011, die Unterlagen des Jahres 2002 in den Jahren 2003 bis 2012 (...) aufzubewahren sind.
Jedes Jahr sind Unterlagen auszusortieren und neue kommen hinzu. Die Unterlagen, die sich zum jeweiligen Bilanzstichtag im Archiv befinden, müssen somit zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden. Im Schnitt ergibt sich also rechnerisch eine durchschnittliche restliche Aufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren. Dabei können nur die Aufwendungen für solche Unterlagen zurückgestellt werden, die bis zum jeweiligen Bilanzstichtag angefallen sind. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt werden, mithin kein Stauraum frei wird, kann nicht berücksichtigt werden. Somit ergibt sich in diesem Beispiel eine Rückstellung von 5.500 Euro.
Berücksichtigt man die Regelungen des BFH, so ergeben sich schnell Rückstellungsbeträge bei größeren Bäckereien von 5.000 Euro und mehr - je nach Umfang und der individuellen Kostenstruktur.
Tipp: Schauen Sie in Ihre Bilanz oder fragen Sie Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, ob die Rückstellung bei Ihnen schon berücksichtigt wurde. Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Thema benötigen, wenden Sie sich an die Gehrke econ Steuerberatungsgesellschaft unter carsten.klingebiel@gehrke-econ.de, die über eine langjährige Erfahrung bei Beratung von Bäckereien im gesamten Bundesgebiet verfügt. Weitere Infos zur Gehrke econ Gruppe finden Sie unter gehrke-econ.de.
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